Reduzir custos com viagens corporativas: 12 passos eficientes

Empregar métodos para reduzir custos com viagens corporativas se faz necessário em todo empreendimento que deseja alcançar melhores resultados a partir dessa iniciativa.

Com planejamento e gestão voltados para um maior controle dos gastos e diminuição das despesas indevidas, é possível evitar que a atividade prejudique a saúde financeira da empresa.

No balanço final, a otimização dos custos vai estar diretamente ligada ao sucesso esperado pelos gestores.

Saiba como adequar um plano voltado para a redução de custos em viagens de negócios seguindo 12 dicas simples e eficientes para economizar.

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Reduzir custos com viagens corporativas: é possível?

As viagens corporativas são ferramentas importantes e cada vez mais utilizadas por empresas, tendo em vista o crescimento e a expansão de sua marca.

Muitas vezes, o contato direto com novos clientes ou possíveis fornecedores gera mais resultados no fechamento de um negócio ou na ampliação do mercado.

Entretanto, os gastos com esses deslocamentos são consideráveis. Alguns estudos estimam que o investimento pode comprometer de 10% a 15% do orçamento disponível.

É aí que surge a dúvida: é possível economizar nas despesas geradas por viagens empresariais?

Com uma gestão eficiente e planejamento antecipado, é sim possível diminuir os gastos gerados pelas viagens corporativas.

Além de onerar menos o orçamento, as ações vão contribuir para maior lucratividade. Afinal, a premissa desses encontros presenciais é gerar ganhos que se sobreponham aos investimentos feitos nas viagens.

Como reduzir custos de viagens corporativas?

Quais medidas devem ser tomadas pelas companhias para economizar com viagens corporativas?

Uma das primeiras ações a serem feitas é adotar uma política de viagens bem definida.

Este documento vai normatizar regras para o deslocamento de funcionários e estruturar todo o processo, incluindo limites de gastos diários e com serviços essenciais, como transporte, hospedagem e alimentação.

Grupos que implementam uma boa política de viagens corporativas conseguem economizar até 35% nos primeiros meses.

Fazer um planejamento antecipado também é importante na redução de gastos.

Primeiro, porque a organização prévia permite encontrar melhores preços e negociar condições mais favoráveis para utilizar serviços indispensáveis.

Segundo, é possível se preparar para possíveis imprevistos que podem acontecer, adotando alternativas que se encaixem no padrão de gastos previamente estabelecido.

Instruir os colaboradores a gastar de forma consciente e adequada ao planejamento financeiro é outra maneira eficaz de reduzir custos com viagens corporativas.

Executando de maneira efetiva essas medidas e adotando padrões pontuais, como reservar passagens e hotéis antecipadamente e online, ou se organizando na prestação de contas, a empresa conseguirá economizar sem perder qualidade no propósito da viagem.

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Dicas para reduzir custos com viagens corporativas

A base para economizar nas viagens de negócios é planejar antecipadamente e estabelecer diretrizes por meio de uma política de viagens eficiente.

Para garantir eficácia ainda maior, existem procedimentos que, somados à organização e estruturação dos processos, vão auxiliar na diminuição de despesas.

1. Busque integrar a gestão de viagens e despesas corporativas

Na execução dos deslocamentos a negócios, a equipe responsável pela gestão de viagens corporativas vai responder por todo o planejamento da atividade.

Sendo assim, ela ficará a cargo de questões importantes para o sucesso da ação, como:

Como os investimentos a serem feitos também são parte das atribuições, é essencial ter uma interação próxima entre quem organizar as viagens com colaboradores responsáveis pelo setor financeiro da instituição.

De maneira integrada, o orçamento será discutido e definido seguindo orientações que não sejam nocivas à saúde financeira da empresa.

Quando os dois times atuam juntos, com comunicação constante e de forma organizada, o resultado pode ser uma economia considerável nos gastos com a viagem de uma equipe.

2. Fique de olho na política de gastos corporativos

Não é à toa que a política de viagens determina o quanto poderá ser gasto pelos colaboradores em deslocamento.

Despesas desnecessárias e imprevistas são capazes de comprometer um orçamento e causar impactos que vão além da iniciativa em questão.

Logo, é essencial que a política de gastos corporativos seja respeitada pela equipe.

Os limites de gastos diários, valores estipulados para transporte, alimentação ou outros serviços devem ser seguidos à risca.

A principal forma de garantir esse cumprimento é com a prestação de contas a partir da conclusão da viagem de negócios.

Incentivar a economia por parte dos colaboradores participantes, bem como utilizar ferramentas que facilitem o gerenciamento dos gastos, também é interessante para manter as despesas sob controle.

3. Estude o melhor período para compra de bilhetes com antecedência

Comprar passagens aéreas ou mesmo garantir a hospedagem da equipe com antecedência é sinônimo de economia, mesmo quando há pouco tempo para planejar uma viagem corporativa.

Ao priorizar a aquisição destes serviços, os responsáveis pela organização da viagem ganham tempo para pesquisar preços e encontrar descontos valiosos.

De acordo com estudos, as empresas podem obter uma economia significativa comprando passagens aéreas entre 8 e 14 dias antes da viagem acontecer.

O melhor a fazer é se antecipar ao máximo. Quanto mais tempo for dedicado para essa tarefa, menos a empresa precisará gastar para realizar os seus negócios.

4. Planeje seu roteiro de visitas estrategicamente

Organizar de maneira estratégica o roteiro feito pela equipe em deslocamento também é importante para reduzir custos com viagens corporativas.

Entre encontros e reuniões em diferentes lugares, os colaboradores estão sujeitos a perder muito tempo se deslocando de um ponto ao outro.

Se essas visitas forem ordenadas de acordo com a proximidade entre os destinos, é possível realizar uma economia significativa em serviços de transporte.

O mesmo vale para viagens corporativas que demandem compromissos em cidades próximas. O ideal é planejá-los para otimizar o tempo e o custo dos deslocamentos.

Uma dica importante para quem vai permanecer somente por menos de um dia em uma cidade, mas precisa de uma “base”, é optar por opções com hospedagem fracionada.

Esse conceito tem sido adotado por redes de hotelaria para atender o público corporativo que necessite apenas de algumas horas, de forma que o pagamento seja pelo tempo permanecido, sem a cobrança de uma diária completa.

5. Negocie vantagens com prestadores de serviço e fornecedores

Uma forma eficiente de como reduzir custos de viagens corporativas é negociando com empresas aéreas, redes de hotelaria, restaurantes, serviços de transporte e outros.

Tanto para as prestadoras de serviços como para a empresa que investe no deslocamento de negócios, esses acordos são vantajosos e trazem ótimo custo-benefício.

Com uma boa negociação, é possível conquistar melhores preços, principalmente à medida que a quantidade de funcionários envolvidos é maior.

Além disso, a relação propicia a fidelização das marcas, que se torna frutífera em futuras viagens.

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6. Faça reservas por dispositivos

Reservar passagens aéreas, quartos em hotéis e outros serviços essenciais pela internet se tornou um hábito para muitos brasileiros.

Essa facilidade também é muito útil para diminuir as despesas nas viagens empresariais.

Nos sites e aplicativos de reservas, é possível comparar preços e diferentes opções, o que tem efeito positivo na despesa final que a empresa terá.

Além disso, é possível encontrar promoções ou ofertas relâmpagos que vão ajudar a poupar o orçamento.

Outra vantagem das reservas online é que essa medida facilita a organização das despesas para a equipe responsável pelo planejamento.

7. Opte por aplicativos de economia compartilhada

Os aplicativos de economia compartilhada se tornaram uma tendência mundial, com crescimento especial no Brasil nos últimos anos.

Quem é que não prefere se locomover pedindo um Uber, Cabify ou outro aplicativo de transporte? Economizar com hospedagem utilizando o Airbnb não é uma alternativa para ter uma graninha a mais em uma viagem?

Pois esse mesmo pensamento pode ser aplicado quando se trata de uma viagem corporativa, afinal, diminuir as despesas é uma maneira de obter maior lucro.

O incentivo para a utilização dessas tecnologias é tão grande que alguns aplicativos de transporte, principalmente, já oferecem serviços específicos para as empresas.

8. Utilize cartões de crédito corporativos

Já parou para pensar como os cartões de crédito corporativos podem ser úteis na redução dos gastos com as viagens de negócios?

Uma das grandes vantagens desse meio de pagamento é a possibilidade de trocar pontos acumulados por serviços. A lógica serve tanto para pessoa física como para CNPJ.

Quando as despesas são pagas com cartão de crédito corporativo, a empresa acumula pontos que poderão ser trocados por passagens aéreas, reservas em hotéis ou serviços similares que poderão ser economizados.

Existe ainda a oferta de benefícios, como seguro de viagem ou seguro auto que poderão ser usufruídos pela empresa.

9. Procure ter um plano B em casos de imprevistos

Planejar uma viagem corporativa também é uma forma de prever quais os tipos de imprevistos que poderão acontecer.

Um voo cancelado, o atraso de uma reunião, um acidente com algum membro em deslocamento — estamos sujeitos a todo tipo de situação em uma viagem.

As empresas que adotam um plano alternativo para tais ocorrências se antecipam aos possíveis prejuízos, trabalhando para reduzir custos com viagens corporativas.

Estar atento à política de remarcação de viagens é uma forma de antever um evento dessa natureza.

Garantir um seguro viagem para os colaboradores participantes também é benéfico. Uma emergência médica em outro país, por exemplo, pode trazer um alto custo e extrapolar o orçamento.

Neste caso, você poderá contar com o Seguros Promo para encontrar ofertas de seguro viagem e proteger sua equipe em deslocamento. Compare os preços e faça um ótimo negócio.

10. Organização na prestação de contas

Controlar a forma como o orçamento foi utilizado para viajar a negócios é uma maneira de impedir que despesas sejam feitas além do necessário.

A política de viagens tem o seu papel na conscientização de como os recursos devem ser utilizados.

Porém, complementar com um sistema de prestação de contas vai trazer ainda mais certeza sobre a forma como o dinheiro é gasto.

Outra ação eficiente nesse sentido é estabelecer uma política de reembolso bem definida. É importante que o colaborador saiba quais gastos ele poderá recuperar e que tipo de despesa é de responsabilidade dele.

11. Confira bilhetes não voados

Sabe a viagem que já estava toda pronta para acontecer e, de repente, o cliente precisou cancelar ou mudar a data?

A situação gera frustração não apenas pelo preparo para realizá-la, mas também pela sensação de perder dinheiro, principalmente com as passagens aéreas.

Mas nem sempre um caso como esse vai gerar prejuízo. As empresas devem estar atentas às políticas de remarcação de passagens das companhias aéreas.

Se o bilhete não foi usado, tente remarcar a data e utilizar em futuras viagens corporativas.

Para isso, não se esqueça de priorizar companhias com políticas flexíveis para remarcação de voo.

12. Crie relatórios para analisar o proveito das viagens corporativas

A apresentação de relatórios após um deslocamento de negócios é importante não só para entender se a política de viagens está sendo cumprida, ou se as metas propostas foram alcançadas.

Com o feedback adequado, é possível analisar como os recursos estão sendo gastos e se eles são ou não suficientes para as viagens corporativas.

Lógico que cada viagem traz demandas específicas, mas relatórios bem detalhados apresentarão uma visão geral do desempenho financeiro e servirão de parâmetro para corrigir falhas ou excessos em futuros deslocamentos.

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Ficou mais fácil de saber como reduzir custos de viagens corporativas, não é mesmo?

Agora, é se planejar de forma eficiente e executar a iniciativa de forma inteligente para obter resultados positivos para a sua empresa.

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De quebra, clientes empresariais ganham um desconto especial para fechar negócios pagando menos.

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