Viagem corporativa em grupo: dicas de economia e produtividade

Realizar viagem corporativa em grupo é uma iniciativa eficaz para promover a expansão de qualquer empreendimento e alcançar resultados positivos dentro da estratégia empresarial.

Mais do que isso, a ferramenta pode servir como instrumento de motivação e desenvolvimento profissional dos colaboradores envolvidos.

Entretanto, para alcançar o sucesso pretendido com estes deslocamentos, é necessário elaborar um planejamento eficiente e alinhado com as expectativas da empresa.

Conheça algumas dicas que poderão fazer toda a diferença na organização de viagens corporativas, promovendo economia para a empresa e produtividade da sua equipe.

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Viagem corporativa em grupo: uma boa viagem começa com um planejamento eficiente

Antes de mais nada, é importante reforçar o que são as viagens corporativas para entender a sua importância dentro da empresa.

Elas consistem no deslocamento de um ou mais funcionários atuando em nome da companhia para a qual trabalham.

Cada vez mais, devem ser vistas como um investimento em função dos ganhos que podem gerar, tais como a ampliação do mercado de atuação, captação de novos fornecedores, aumento de networking e, o principal deles, fechamento de novos negócios.

Toda viagem corporativa deve ser pautada em um bom planejamento, especialmente quando envolve um número maior de colaboradores.

Assim, é possível determinar os principais objetivos, discutir detalhes essenciais e organizar o deslocamento de um volume maior de pessoas, de forma eficiente para o sucesso da estratégia.

Viagem corporativa em grupo: por que pode ser motivacional para a equipe?

Investir em viagens de negócios tem caráter positivo não só para a companhia, mas também ao grupo de funcionários escalados para cumprirem tal tarefa.

Não é estranho que a participação em viagem seja associada à uma possível recompensa.

Mesmo com responsabilidades a serem cumpridas, os membros da empresa costumam se sentir prestigiados e ainda mais motivados ao representarem o negócio.

A participação também é uma ótima oportunidade de desenvolvimento pessoal de cada colaborador envolvido.

Durante um deslocamento de negócios, eles poderão adquirir novos conhecimentos, estreitar laços com profissionais do mesmo ramo de atuação e, por que não, ter uma nova visão dos processos no qual está envolvido.

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O bom planejamento de uma viagem corporativa tem também a finalidade de otimizar os gastos, fazendo com que a iniciativa não seja onerosa para o orçamento da empresa.

Um dos itens fundamentais é a compra as passagens aéreas. Além de realizar este passo com antecedência, é preciso pesquisar para encontrar bons negócios.

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Viagem corporativa em grupo: dicas de economia e produtividade

Ser eficiente na execução do planejamento é essencial para evitar falhas, antecipar contratempos e alcançar o sucesso das viagens com fins corporativos.

Por isso, confira algumas dicas importantes e capazes de otimizar o seu plano, proporcionando economia, organização e produtividade da equipe de colaboradores.

Crie uma política de viagem eficiente

Ter uma política de viagens eficaz e elaborada é o primeiro passo para qualquer empresa obter sucesso com esta iniciativa.

Este documento vai estabelecer as normas e diretrizes que vão guiar todo o processo, estruturando as ações para garantir o bom andamento da viagem e minimizar os possíveis erros sujeitos a acontecer.

É fundamental que a empresa não apenas detalhe os parâmetros adotados para uma viagem, mas faça com que eles sejam de conhecimento de todos os seus colaboradores.

Somente assim a conduta será adotada, facilitando a gestão das viagens corporativas.

Selecione os colaboradores aptos para a viagem de acordo com o seu objetivo

A primeira pergunta a ser feita antes de uma viagem empresarial é: quais são os objetivos do deslocamento?

Sempre que uma empresa se propõe a este recurso, ela terá metas a serem alcançadas. Defini-las é essencial para pensar em estratégias eficazes para obter o sucesso esperado.

Ao precisar os objetivos da viagem corporativa em grupo, os responsáveis pela gestão vão facilitar o processo de escolha dos funcionários envolvidos na ação, selecionando os que serão fundamentais para as finalidades especificadas.

Faça um seguro viagem com economia

O planejamento de uma viagem deve levar em conta também o bem-estar de toda a equipe responsável por representar a empresa.

E isso inclui estar preparado para imprevistos e emergências. Se algum membro do time adoecer ou precisar de atendimento médico, como os outros deverão agir?

Além de estabelecer normas para estas situações, é de suma importância que a companhia contrate um seguro viagem para o grupo.

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Delegue tarefas

Uma equipe tende a ser mais produtiva durante um deslocamento de negócios já sabendo das responsabilidades que terá em nome da empresa.

Por isso, é fundamental que, durante o planejamento, sejam especificadas as tarefas que caberão a cada membro envolvido.

Eles serão responsáveis por processos como compra de passagens e reserva de hotéis? O que deverão fazer durante o período da viagem?

Responder estas perguntas antecipadamente é uma forma de conscientizá-los das missões que terão a cumprir para atingir as metas propostas.

Solicite feedbacks individuais e por equipe

Para acompanhar como as tarefas foram desenvolvidas durante a viagem, é importante que a empresa obtenha um retorno dos participantes.

A melhor forma de analisar o que foi feito é solicitando feedbacks sobre a iniciativa.

Eles poderão ser fornecidos individualmente por cada funcionário e também por equipe, para fornecer uma avaliação global da atuação de determinado setor.

Além de ser eficaz para medir o alcance dos objetivos propostos, com os feedbacks é possível otimizar a estratégia, promovendo melhorias em futuras viagens de negócios.

Da mesma forma que o empreendimento tem objetivos com as viagens corporativas, é importante pautar a equipe com metas a serem alcançadas.

Cientes dos propósitos que os acompanham, os membros vão agir de forma mais eficiente e produtiva para corresponderem às expectativas colocadas sobre eles.

Crie uma política de gastos e reembolso

Pensar na economia em uma viagem corporativa em grupo ou individual é importante para não comprometer o orçamento da empresa.

É possível ser eficaz no controle das despesas estabelecendo uma política de gastos e reembolso para os funcionários.

Geralmente, as normas sobre a utilização dos valores investidos constam na política de viagens empresariais. Porém, ainda assim é importante frisar sobre a sua importância.

Determine de que forma o orçamento deve ser utilizado. Uma boa medida é estabelecer um limite de gastos diários ou para serviços específicos.

Se os custos forem de responsabilidade dos colaboradores, a empresa deve esclarecer quais as regras para ressarcir os valores gastos, limitando o que é ou não reembolsável e evitando desconfortos.

Estipule um orçamento para a viagem

A política de gastos, já descrita, será necessária para garantir a adequação ao orçamento previamente estipulado pela empresa.

No momento de definir quanto será investido na viagem corporativa, os responsáveis pela gestão devem levar em consideração uma estimativa de gastos com passagens aéreas, hospedagem, transporte, alimentação e outros serviços essenciais.

Por isso, durante este planejamento, é importante o auxílio de membros do financeiro da empresa.

Outro aspecto que deve ser levado em consideração: esse orçamento nada mais é que um investimento feito para promoção da empresa.

Portanto, deve haver a expectativa de que ele se pague com os resultados alcançados com o deslocamento.

Gratifique o time caso cumpram a meta

Valorizar a dedicação e o empenho do grupo de funcionários em caso de cumprimento da meta é uma atitude positiva por parte dos gestores.

Esse reconhecimento tem caráter motivacional na equipe, o que é frutífero para o andamento dos bons negócios e o ambiente da organização.

A gratificação pode ser oferecida no formato de bônus financeiro, recompensas como um jantar ou ingressos para algum show, ou até mesmo como viagens de incentivo.

Dê uma margem para descontração

Embora as viagens de caráter corporativo tenham como objetivo estabelecer maiores lucros para a empresa, ela pode proporcionar lazer à equipe.

Como qualquer ida de trabalho, os colaboradores terão horários a cumprir. Entretanto, é possível aproveitar o tempo livre de outras formas, e a empresa pode incentivar isso.

Afinal, a satisfação do funcionário é essencial para alcançar os resultados esperados.

Portanto, promover visitas à pontos turísticos ou outras alternativas de lazer demonstra empatia com o grupo, que deverá saber os limites a serem respeitados nesses momentos.

Viagem corporativa em grupo: dicas para os viajantes

Além da empresa adotar medidas que tornem as viagens corporativas mais viáveis e produtivas, é importante que os colaboradores sigam alguns padrões no mesmo sentido.

São pequenas iniciativas que, ao serem praticadas, vão proporcionar um melhor rendimento e ajudar a equipe a conquistar um desempenho satisfatório sob os olhares da companhia.

Não abuse do frigobar e dos serviços de quarto do hotel

No planejamento de uma viagem corporativa em grupo, gestores estabelecem uma política de gastos que leva em consideração a alimentação, o transporte e outros serviços básicos.

O consumo excedente de produtos do frigobar e serviços de quarto, se não previsto, pode levar a uma dor de cabeça para os funcionários em viagem. Esses gastos podem configurar um prejuízo não estipulado pela empresa.

Há ainda situações em que eles poderão ser classificados como de cunho pessoal, de forma que o funcionário não seja reembolsado pelo que consumiu.

Evite o consumo de bebidas alcoólicas

O famoso happy hour após um dia cansativo de trabalho tem as suas desvantagens em viagens corporativas.

Consumir bebidas alcoólicas poderá prejudicar o andamento de outras funções, como o envio de relatórios durante o deslocamento.

Além disso, a atitude pode ser vista como pouco profissional, não correspondendo aos valores empregados pela companhia.

Interaja com os outros viajantes

Viagens de negócios são uma ótima oportunidade para formar uma rede de relacionamentos, o famoso networking.

A interação com outros colaboradores é vantajosa não só às empresas, mas para os membros de sua equipe.

Mais que uma oportunidade de estreitar laços com possíveis fornecedores e clientes, esse contato pode ser de crescimento pessoal aos envolvidos. Eles passarão a ser lembrados como peças importantes dentro das relações corporativas.

Foque no objetivo da viagem corporativa em grupo

Colaboradores devem se lembrar que não estão em uma viagem de lazer, e sim representando sua empresa em um ambiente de negócios.

Portanto, é essencial se concentrar no alcance das metas e objetivos propostos com a realização do deslocamento.

Ser eficiente e executar as tarefas recebidas adequadamente vão contribuir para o sucesso da iniciativa e mostrar que a empresa pode contar com o funcionário em eventos do mesmo porte.

Experimente coisas novas

As viagens corporativas devem ser vistas também sob a perspectiva de motivar e desenvolver os profissionais envolvidos.

Sendo assim, funcionários que ousarem experimentar algo novo, sendo criativos e inovadores, poderão colher bons frutos de sua participação.

Buscar conhecimento sobre novas tecnologias e estreitar relacionamento em diferentes áreas são atitudes capazes de atrair um olhar diferenciado para a postura deste membro da equipe.

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Ficou mais fácil planejar uma viagem corporativa em grupo dentro da sua empresa?

Seguindo essas dicas, os gestores poderão organizar os deslocamentos de forma mais vantajosa e propícia para alcançar os objetivos pretendidos com a estratégia.

Agora é hora de tirar a ideia do papel. E como economizar é importante, não deixe as passagens aéreas da sua equipe para o último momento.

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