Viagem a trabalho: planejamento, CLT e direitos trabalhistas

Fazer uma viagem a trabalho é o tipo de situação corriqueira para a maioria das empresas. Mas você realmente sabe como fazer um planejamento? Quais as regras previstas na CLT e os direitos trabalhistas?

Se ainda não sabe, você acaba de chegar no lugar certo. Neste artigo, vamos tirar todas as suas dúvidas sobre esse assunto para viajar sem preocupações.

Viagem a trabalho: como se planejar

O primeiro passo antes de embarcar é elaborar um bom planejamento de tudo que envolve uma viagem.

Afinal, se algo der errado, seus compromissos profissionais podem ser prejudicados e, certamente, terá muita dor de cabeça. Pensando nisso, a regra número 1 é planejamento de viagem a trabalho.

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Pesquise sobre o destino que irá viajar a trabalho

No seu checklist, pesquisar sobre o destino é fundamental. Procure saber como é a forma mais adequada para se locomover pela cidade e os hotéis que ficam mais próximos dos seus compromissos profissionais.

Não se esqueça de buscar informações sobre os melhores restaurantes e bares nas proximidades do local onde ficará hospedado. Cuide também da sua segurança e entenda quais são as regiões que você deve evitar.

Faça o seu roteiro de viagem

Em uma viagem com caráter profissional, é sempre bom montar um roteiro com seus compromissos de trabalho, eventos e reuniões.

Caso tenha um intervalo entre um compromisso e outro, conheça as principais atrações cidade.

Tente se programar para conhecer o bairro que estará hospedado ou até fazer um tour turístico nas horas de lazer.

Dependendo da quantidade de dias que permanecerá em uma viagem a serviço, dá para fazer turismo e conhecer também a gastronomia local.

Compre sua passagem aérea com o melhor preço

Encontrar as passagens com os melhores preços também faz parte do seu planejamento de viagem, já que economizar é sempre bem-vindo, não é mesmo?

Uma dica para garantir os valores mais baixos de passagens é pesquisar com bastante antecedência. Evite viajar aos finais de semana, pois os preços costumam estar mais altos.

Faça as suas pesquisas em buscadores de preços, pois a chance de encontrar passagens aéreas em promoção é bem alta.

Cotação de passagens aéreas

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Para não perder nenhuma oferta, crie um alerta de preços na nossa plataforma para ser avisado sempre que os valores do trecho de viagem escolhido tiverem alteração.

Defina orçamento e tempo para atividades

Em uma viagem de trabalho, definir o orçamento e saber qual o tempo para atividades é fundamental para garantir dias tranquilos, sem aquela correria toda, e sabendo qual o valor permitido para as despesas.

Alimentação

A alimentação em viagem a trabalho é um dos maiores gastos. Por isso, é preciso entender quais os valores que serão destinados a esse item.

Se estiver com um orçamento reduzido, há opções de restaurantes bem mais em conta, mas que garantem qualidade.

Verifique se fazer as refeições no hotel não é mais barato do que em outros locais. Existe ainda a possibilidade de cozinhar no local da hospedagem, caso fique em apart-hotel ou casas alugadas em sites de reserva online.

Hotel

Hoje em dia, o que não faltam são opções de hotéis para todos os gostos e bolsos. Por isso, é importante saber como escolher um hotel para sua viagem a trabalho.

Nesse sentido, há muitas opções de hospedagens, como hotéis mais baratos e com ótimos serviços, pousadas ou até imóveis que podem ser alugados pela internet.

Separe as documentações necessárias

Essa é uma etapa importantíssima, já que, dependendo do destino da viagem, você precisará levar documentos como identidade, passaporte válido e até solicitar um visto, caso a sua viagem seja internacional.

Muitos países, inclusive, exigem a contratação de um seguro viagem, além de apresentação de certificado internacional de vacina, reservas de hotel e passagem de volta. Por isso, tenha tudo em mãos.

Viagem a trabalho: o que levar na mala?

Uma das principais dúvidas é saber o que levar para uma viagem a trabalho, diante de tantos compromissos profissionais ou até eventos.

Roupas

Na hora de organizar a sua mala, leve em consideração a previsão do tempo durante a sua viagem.

Sabendo disso, procure colocar na bagagem peças coringas e que você possa fazer diferentes composições.

Dê uma olhada na sua agenda de compromissos e separe as peças conforme os dias, e de acordo com os seus compromissos profissionais.

Não esqueça de separar também peças para momentos de lazer, como shorts, camiseta e chinelo. Pense que o conforto é fundamental em qualquer viagem, e roupas ou calçados desconfortáveis não será legal.

O que a CLT diz sobre viagens a trabalho?

Viagem a trabalho está prevista na Consolidação das Leis Trabalhistas. Se você não sabe quais são as regras, não se preocupe. Listamos aqui para você os itens mais importantes.

Horas extras

Para os funcionários que possuem acordo e controle da carga horária, têm a obrigatoriedade no pagamento das horas extras.

Ou seja, caso você faça o registro do ponto eletrônico e precisa viajar a trabalho fora do expediente, o correto é que as horas extraordinárias sejam pagas.

Já no caso de empregados que não fazem o controle da carga horária como, por exemplo, cargos de confiança ou trabalhadores externos, não recebem hora extras, uma vez que não é possível comprovar as horas trabalhadas.

Para quem está se perguntando como funciona pernoite, saiba que esse período é considerado pela legislação como intervalo de descanso e, por isso, não dá direito a pagamento extras.

Resumindo, se o colaborador ficar à disposição da empresa, as horas devem ser remuneradas, mas no período de descanso, as horas extras não devem ser pagas.

Diárias de viagem

As diárias de viagem estão previstas na lei trabalhista, e tem como objetivo o ressarcimento dos custos de viagem do trabalhador a pedido da companhia.

O pagamento é semelhante aos casos de vendedores externos e consultores. No caso das despesas de viagens profissionais, elas são pagas de forma esporádicas, mas seguem as mesmas regras das diárias de viagem.

A única diferença é a regularidade dos pagamentos, mas as regras previstas na legislação também são as mesmas.

Despesas

As despesas de viagem a trabalho devem constar na folha de pagamento. Porém, se o valor pago não ultrapassar 50% do salário, não devem ser cobrados encargos trabalhistas.

No entanto, se esse percentual for ultrapassado, as diárias entram na cobrança de encargos, exceto em casos de comprovação desses custos.

Para você entender, se a empresa ou colaborador conseguir provar que o valor se refere a reembolso, as diárias não serão integradas ao salário.

Outros encargos

Quando falamos em acidente durante uma viagem de caráter profissional, a responsabilidade de todas as despesas com hospitais, medicamentos e translado, por exemplo, também fica à cargo da empresa.

Caso isso aconteça, cabe ao colaborador fazer a Comunicação de Acidente de Trabalho.

O que mudou com a reforma trabalhista?

Nos casos de viagem a trabalho, a reforma trabalhista trouxe alterações. Antes das novas regras, com base no artigo 457 § 2º da CLT, as diárias desse tipo de viagem não poderiam passar de 50% do valor do salário do trabalhador.

Isso porque, o objetivo é que esses custos não fossem considerados como parte integrantes dos honorários do empregado.

No entanto, com a alteração nas regras trabalhistas previstas pela Lei nº 13.467/2017, e também com base na medida provisória nº 808/2017, as diárias de viagem de forma alguma podem ser consideradas como remuneração do empregado.

Ou seja, elas não constituem base de incidência de encargo trabalhista ou previdenciário. Com isso, a regra aplica-se para qualquer valor.

Dessa forma, segundo a nova legislação de viagem a trabalho, não há mais a necessidade das despesas de viagens com caráter profissional serem inferiores a 50% do salário do trabalhador.

Viagem a trabalho para o exterior

Uma viagem para exterior exige uma série de cuidados e documentos, que são exigidos pelos governos.

Esquecer qualquer um deles pode acarretar, possivelmente, na não permissão de entrada no país. Já imaginou o transtorno? Então, anota tudo aí!

Documentos necessários

Os países da América do Sul, por exemplo, não exigem a apresentação do passaporte para viajantes brasileiros, sendo necessário apresentar apenas o documento de identidade.

Por outro lado, em qualquer outro país, o passaporte válido é obrigatório, assim como comprovantes de hospedagem, passagem de volta e, muitas vezes, certificado internacional de vacinação.

Na hora de planejar viagem a trabalho, fique atento aos documentos exigidos pelo governo do país que viajará.

Cotação de seguro viagem

Não são todos os países que exigem a contratação de um seguro viagem. Porém, mesmo não sendo obrigatório em muitos destinos, esse item é essencial para garantir a sua segurança.

Isso porque, em qualquer tipo de viagem, seja nacional ou internacional, imprevistos podem acontecer, como problemas de saúde, acidentes, cancelamento de voo, extravio de bagagem e muito mais.

Claro que não queremos que nada disso aconteça, mas é o tipo de coisa que não dá para controlar. Então, no seu checklist, inclua a contratação de um seguro viagem a trabalho.

Visto para viagem a trabalho

Dependendo da quantidade de dias que ficará no país, você não precisará solicitar visto de viagem profissional.

Porém, alguns governos, como o americano, exigem a obtenção da autorização por parte do governo. A regra é sempre pesquisar se é necessário o visto para o destino que viajará.

Dicas para viagem a trabalho

Como já falamos, viajar a trabalho exige cuidados e um bom planejamento. Não dá para deixar nenhum item passar para não comprometer seus compromissos profissionais. Confira aqui o checklist, que preparamos para você não esquecer nada.

Checklist para viagem a trabalho

Faça um cronograma de todos os seus compromissos e horários de cada um deles. Elabore uma planilha de custos de viagem a trabalho, escolha o hotel que te garanta melhor custo-benefício e a melhor forma de se deslocar até o local do trabalho.

Separe as documentações, verifique se o destino de viagem não exige a obtenção do visto, faça a contratação do seguro viagem e compre as passagens aéreas com antecedência.

Dê uma olhada no clima do destino para escolher as peças mais adequadas para levar na sua viagem. Não esqueça de colocar na mala itens como cosméticos, medicamentos e peças íntimas na quantidade certa.

Dependendo da estação do ano, não esqueça de levar um guarda-chuva. Os equipamentos de trabalho, como notebooks, relatórios e planilhas jamais podem ficar de fora do seu checklist.

Posso viajar a trabalho e também me divertir?

A resposta é sim. No entanto, é sempre bom lembrar que o principal objetivo da viagem tem caráter profissional.

Por isso, os compromissos profissionais, como reuniões, eventos, feiras ou até mesmo expedientes em escritórios devem estar em primeiro lugar durante o período que estiver em viagem.

Porém, depois que os compromissos foram sanados, ou aos finais de semana, quando não há agenda de trabalho, nada impede que você tenha as suas horas de lazer e também de descanso.

Aproveite as horas vagas para conhecer a cidade, as atrações turísticas e também os bares e restaurantes. Mas uma dica muito importante é curtir esses momentos com moderação.

Afinal, você está sob a tutela da companhia, e qualquer coisa que ocorrer com você nesse período será responsabilidade da empresa. Certamente, como um excelente profissional, o bom senso deve sempre sua companhia.

Passagens aéreas para viagem a trabalho

Agora que você sabe todas as leis e direitos trabalhistas e como planejar uma viagem a trabalho, não pense em deixar para a última hora a compra da sua passagem aérea!